خطوات دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم نوضحها لكم حيث يرغب الكثير من مستخدمي البرامج والتطبيقات الالكترونية التعرف على اختصارات الوصول السريع التي تمكن المستخدم من تنفيذ العديد من المهام المطلوبة بسرعة كبيرة في بضع دقائق، ويجدر بالإشارة إلى تمتع برنامج الورد بالعديد من المميزات خاصة بعد التعديلات الأخيرة التي أجراها المطورون وقد اشتملت تلك التعديلات امكانية دمج المراسلات في العديد من التطبيقات مثل دمج المراسلات في تطبيق الورد والاكسل، وقد يرغب البعض في معرفة خطوات دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم بأسهل الطرق الممكنة وذلك بهدف طباعة الرسائل النموذجية الموجودة في ورقة العمل اكسل أو ملف الكتابة ورد، ولذا نوضح لكم ذلك عبر موقعنا موقع ويكي.
دمج المستند الرئيسي مع قائمة المستلمين أثناء دمج المراسلات
قائمة المستلمين هى قاعدة بيانات شاملة تحتوي على البيانات الشخصية المراد دمجها في مستند واحد عندما يكون الملف في صورة ملف قاعدة بيانات Microsoft Access أو ورقة عمل Excel ويشمل دمج المستند الرئيسي مع قائمة المستلمين أثناء دمج المراسلات على الآتي:
- الأسماء بالكامل.
- العناوين الشخصية
- المعلومات الشخصية.
- أرقام الهاتف.
- طرق التواصل.
خطوات دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم
في النقاط التالية نقوم بتوضيح خطوات دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم وذلك عند انشاء ملف أو ورقة عمل شاملة العديد من البيانات، ويتم ذلك من خلال اتباع الخطوات المبسطة التالية بالترتيب:
- إعداد ملف بيانات Excel
- اعداد المستند الأساسي.
- تحديد مصدر بيانات Excel
- تحديد المستلمين
متطلبات معالج دمج المراسلات
قبل إجراء المعالجة على دمج المراسلات لابد من أن يقوم المستخدم بالتأكد من بضع أمور أهمها أن ورقة العمل على تطبيق اكسل منظمة لأداء الدمج، أي يتوافر في تلك الورقة المواصفات التالية التي تعتبر متطلبات معالج دمج المراسلات:
- يشترط أن يحتوي الصف الأول على أسماء الحقول لكل عمود.
- يشترط أن يحتوي على الاسم الأول، الاسم الأوسط، اسم العائلة.
- يشترط أن يكون كل اسم حقل فريد.
- يشترط أن يحتوى كل صف على معلومات حول عنصر معين.
- يشترط أن لا يحتوي الجدول على أية صفوف فارغة.
اقرأ أيضا: خطوات انشاء مجلد جديد على سطح المكتب
إعداد المستند الأساسي قبل دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم
في Microsoft Office Word 2003 وفي الإصدارات السابقة من Word، أشر إلى رسائل ومراسلات في القائمة أدوات ، ومن ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات، و خطوات إعداد المستند الأساسي قبل دمج المراسلات في الوورد والاكسل والربط بينهم تتمثل في ما يلي.
- قم بالذهاب إلى قائمة أدوات.
- قم بالنقر على علامة التبويب مراسلات.
- قم باختيار معالج دمج المراسلات.
- قم بتحديد نوع المستند.
- قم بتحديد المستند الحالي.
- قم بكتابة الرسالة في اطار المستند.
- قم بالنقر على تحديد القالب.
- اذهب إلى التبويب دمج المراسلات.
- قم بتحديد القالب.
- انقر فتح.
- انقر على تحديد المستلمين.
إدراج حقول الدمج
فيما يلي نوضح خطوات ادراج حقول الدمج من أي مصدر بيانات والتي تتمثل في الأسماء والعناوين والمعلومات الأخرى:
- قم بالتوجه إلى المكان المراد دمج الحقول به.
- قم بالنقر عل كتلة العنوان.
- قم بتحديد عناصر العنوان
- قم بإضافة التنسيقات.
- انقر على موافق.
