كيف تكتب خطاب رسمي لجهة حكومية، عند مواجهة أي مشكلة داخل أي قطاع حكومي، لن يكون أمامك سوى تقديم خطاب رسمي لتلك الجهة لأن اللقاءات الودية لن تفيد بشيء على الإطلاق، وعلى العكس يمكن للخطاب أن يصل إلى أعلى مكان بعد سير الإجراءات بشكل سليم، ولكن عند كتابة الخطاب لابد من اتباع القواعد والإجراءات المناسبة للمراسلات الحكومية، وعبر موقعنا ويكي عرب كيف تكتب خطاب رسمي لجهة حكومية.
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
يختلف الخطاب الرسمي عن الخطاب الشخصي في الشكل والمضمون وحتى الورق الذي تكتب عليه الخطاب، فما هي طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية:
- الترويسة: ويكون أعلى الورقة وفيه تكتب عنوان المرسل، أي اسم الشارع ثم اسم المدينة ثم الرمز البريدي.
- التحية: وتكون تحت العنوان بمسافة سطرين، وتكون عبارة عن عبارة تحية افتتاحية مثل السيد المدير/ تحية طيبة وبعد.
- محتوى الخطاب: وهي الشكوى التي تود رفعها للجهة الحكومية، ولكن عليك اختيار كلمات بسيطة مع ترتيب الأفكار وترك مسافة بين الكلمات لسهولة قراءتها.
- الخاتمة: وتكون في الغالب جملة تعبر الشكر عن المجهود الذي سيبذله المنوط بالمشكلة.
- التوقيع أو الختم: كتابة اسم المرسل رباعي وتوقيعه.
- التاريخ: كتابة تاريخ الإرسال باليوم والشهر والسنة.
كيف تكتب خطاب رسمي
لابد من مراعاة بعض القواعد والنقاط حتى تعرف كيف تكتب خطاب رسمي، فالأوراق الرسمية تمتاز بمظهرها العملي بعيدًا عن التكليف والزخرفة الموجودة في الخطابات الودية على النحو التالي:
- إحضار أوراق سادة باللون الأبيض أو الأصفر بدون أية رسومات سوى شعار الجهة الحكومية المرسل إليها إن وجد.
- عدم استخدام أي ملصقات أو أشكال داخل الخطاب.
- وعلى الرغم من أنه يفضل كتابة الخطاب على الكمبيوتر بحجم الخط 16 ونوع Arial، إلا أنه لا بأس من كتابته يدويًا.
- كتابة الخطاب بالقلم الأزرق وتجنب الأسود حتى يسهل التفرقة بين الأصل والصورة.
- ترك مسافات بين كل كلمة والأخرى، وبين كل سطر والآخر.
- بدء الخطاب بالتحية وختامه بالشكر مع كتابة التاريخ والتوقيع.
نموذج خطاب رسمي لشركة
تحتاج بعض الشركات أو الجهات الحكومية إلى التواصل عبر مراسلات رسمية لإثبات الأمر، وليس من خلال الطلبات الشفهية، ولابد من مراعاة أصول الخطابات الرسمية حتى لا تُقابل بالرفض، وفيما يلي نموذج خطاب رسمي لشركة:
السلام عليكم ورحمة الله، أما بعد…………
إلى السيد/ ………………………………
تحية طيبة وبعد،
محتوى الخطاب مع مراعاة النقاط سالفة الذكر.
ولكم منا خالص الشكر والتقدير.
مرسله لسيادتكم/…………
وضع التوقيع أو الختم بالأسفل.
تاريخ اليوم كاملًا باليوم والشهر والسنة.
شاهد المزيد: نموذج خطاب تظلم لديوان المظالم pdf
خطاب رسمي لجهة حكومية
عند كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية لابد من التأكد من أن الأسلوب المستخدم في الخطاب متوافق مع التقاليد المتبعة وكذلك قادرًا على توصيل المعنى المطلوب على النحو التالي:
- لابد من تحري المصداقية في المعلومات الواردة بالخطاب.
- ترتيب الأفكار بدقة ووضوح.
- الابتعاد عن المحسنات الأدبية والالتزام بالموضوعية في الكتابة.
- استخدام أسلوب عملي تقريري وموضوعي بعيدًا عن الميول والعواطف الشخصية.
ما هي أنواع الخطابات الرسمية
- الخطابات التجارية والخطابات الوظيفية الإدارية.
هل يمكن كتابة الخطاب بالقلم الأحمر
- يمنع تمامًا استخدام اللون الأحمر في الكتابة لأنه يستخدم فقط للتأشير على الخطاب من الشخص المنوط.
ما هو ترتيب العنوان في الخطاب الرسمي
- اسم الشارع ثم اسم المدينة ثم المحافظة وأخيرًا الرمز البريدي.
